Tips Membuat Mailmerge Label

Apa itu mailmerge? Gini, kamu disuruh mengirim ucapan tahun baru ke 1000 orang. Kemudian, supaya mudah dan cepat, kita cetak alamat setiap orang di atas label undangan. Nggak mungkin dong kita ketik satu2 di format label yang kemarin kita buat?

Untuk itu, kita gunakan 2 file, yang satu berupa template label, yang kedua adalah pangkalan data/database alamat berupa file Excel, MS Access, MS Outlook address book dll. Itu yang disebut mailmerge.

Biar nggak bingung, mending kita praktekkan langsung aja ya! ;-)

Oh ya, di sini saya menggunakan software MS Word 2003 dan MS Excell.

================================================

Mari kita mulai langkah demi langkah:

1. Kita buka template yang kemarin kita buat untuk Label no. 103.

2. Ini labelnya kan:

3. Di Menu bar, klik Tools>Letter and Malings>Mail Merge

4. Setelah itu akan muncul panel di sebelah kanan. Karena kita mau bikin mailmerge untuk surat, ya kita pilih "Letters". Kemudian lihat di bagian bawah panel, klik "Starting New Document"

5. Karena kita ingin menggunakan format label yg sudah kita buka tadi, pilih "Use current Document".

6. Kemudian kita pilih, "Use existing List", ini artinya kita ingin menggunakan file berisi alamat yg kita punya. Setelah itu klik "Browse" untuk mencari lokasi dimana file Excel yang mau kita pakai berada dalam komputer kita.

7. Sebagai contoh, saya menggunakan file excel yg berisi data member mailing list pustakawan CGIAR berikut.

8. Setelah itu, kita pilih pada sheet mana data alamat tersebut berada.

9. Lalu kita akan disajikan bentuk data yang ada di dalam file excel tadi. Di sini kita bisa memilih data mana saja yang mau kita tampilkan di label. Tapi kalau bingung, tampilkan saja semuanya dulu. Caranya, klik "Select All".

10. Kita boleh memilih recipient, maksudnya si penerima surat. Silahkan edit recipient kalau diperlukan, kalau tidak lanjut saja. Klik "Next: Write Your Letter".

11. Nah, disini kamu klik cursor kamu di kolom pertama label. Kemudian klik "More Items" di panel sebelah kanan.

12. Akan muncul dialog box seperti gambar di bawah. Kita pilih ruas(field) mana yang akan kita tampilkan di label. Kita akan mengirim surat, tentu saja yang kita akan tampilkan adalah data Nama pada ruas "Name", Nama Lembaga yang dalam contoh ini ada di ruas "Center", Kemudian saya ingin tampilkan email pada field "Email". Seharusnya ada field alamat, tapi karena sekedar contoh, nggak usah dimasalahkan ya :D

13. Ketika kamu klik "Insert", maka ruas2 itu muncul di label. Lihat gambar dibawah.

14. Yah sekarang tinggal sesuaikan susunannya. Tinggal klik enter biar susunannya turun ke bawah. Trus select dan bold fontnya sesuai kebutuhan.

15. Oh iya, saya lupa mengaktifkan toolbar mailmerge. Coba ikutin gambar di bawah ini aja ya.

16. Kalau recipient atau penerima suratnya buanyak banget, misalnya 100 orang ya, pasti kita ingin agar kita bisa mencetak secara berkesinambungan. Label 1 berisi nama A label kedua si B dst. Karena itu kita harus tambahin Macro dari Mailmerge Toolbar. Klik toolbar mailmerge yg judulnya "Insert Word Field", kemudian klik "Next Record".

17. Macro word field "Next Record" itu dikopi dan paste di setiap label ya. Biar masing2 label menampilkan record yang berurutan.

18. Hasilnya akan seperti di bawah ini. Klik "Preview Your Label" di bagian bawah panel sebelah kanan. Kalo hasilnya menampilkan satu lembar label satu record, berarti masih ada kesalahan di langkah sebelumnya. Coba dicek lagi. Kalo bingung, coba lagi saja dari awal.

19. Maka MS Word akan menampilkan semua data nama dan alamat di label anda.

20. Pada tahap ini proses mailmerge bisa dikatakan selesai. Kamu sudah bisa mencetak label2 tersebut pada printer. Tapi bila kamu ingin melihat dulu hasil mailmergenya dalam sebuah dokumen label yang panjang sesuai jumlah data yang kamu punya, kamu bisa lihat ke toolbar mailmerge kemudian klik tombol "Merge to New Document". Silahkan dicoba deh, pasti dia akan membuat sebuah dokumen panjang sebanyak orang yang ingin kamu kirimi surat. Jangan lupa cek kesinambungan urutan nama pada label di masing2 halaman. Kadangkala ada kesalahan urutan kerja sehingga urutannya agak kacau.

21. Saya tidak tampilkan preview seperti apa dokumen yang dihasilkan. Kalian mesti mencobanya sendiri. Bila anda ingin mencetak nama2 tertentu saja dalam pangkalan data anda, anda bisa memilih secara manual nama tersebut. Dengan mengedit recipent list. Ini ada di langkah sebelumnya. Coba kamu cari lagi ke atas deh.

Selesai deh tutorialnya. Sebelum memulai, jangan lupa siapkan dulu format labelnya dan file MS Excel atau MS Accessnya. Nanti kalau sudah jago, kamu bisa coba mailmerge dari file pangkalan data yang lain, seperti dari file txt, MS Outlook, dll.

sumber : http://larassejati.multiply.com/journal/item/426?&item_id=426&view:replies=threaded